РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
АСУДД (Автоматизированная Система Управления Договорной Деятельностью)
СОДЕРЖАНИЕ
3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА 9
3.3 КОНТРОЛЬ НАД ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРА 9
Подсистема АСУДД (Автоматизированная Система Управления Договорной Деятельностью) предназначена для фирм, имеющих сложные и длительные договоры,
а также для автоматизации основных бухгалтерских операций на предприятиях разных профилей.
Технология работы с программой базируется на широко известном принципе
от первичного документа - к бухгалтерской проводке. Именно поэтому в главное меню модуля включен широкий набор реестров документов: платежных поручений, кассовых ордеров, счетов и счетов-фактур, актов и т.п. Имеется доступ и к чисто складским документам, в которые однако нельзя вносить изменения: табличные и экранные формы этих документов вызываются на экран в режиме просмотра.
Среди реестров имеются также хозяйственные договоры, договоры с заказчиками,
с основными и прочими контрагентами и договоры подряда, которые служат для систематизации операций и в качестве естественных аналитических шифров. В роли аналитических шифров могут также выступать документы любых других видов, коды партнеров, с которыми связаны проводимые документы, табельные номера работников, шифры затрат, статьи затрат, а также любые другие произвольные коды.
Наибольшее значение аналитические шифры имеют для аналитических счетов. При настройке Плана счетов аналитическим может быть объявлен практически любой счет, причем для любого из них может быть задано несколько иерархических уровней аналитики.
Хотя проводимый документ, как правило, связан с одним партнером или одним работником, в момент проводки Вы можете указать разные значения аналитического шифра. Более того, в одной проводке может быть указано сразу несколько аналитических шифров одного уровня, между которыми сумма проводки распределяется надлежащим образом.
Подсистема АСУДД (Автоматизированная Система Управления Договорной Деятельностью) включает в себя функции:
Создания договора
единая информационная база (общие справочники);
различные типы договоров (поставки, оказания услуг и т.д.) без ограничений;
автоматическое заполнение реквизитов по основанию;
широкий и дополняемый перечень реквизитов;
Управления отношениями с клиентами
варианты спецификаций для согласования с клиентом;
построение различных схем формирования цен и скидок;
различные виды цен, в том числе ориентировочные, фиксированные;
расшифровки составляющих и обоснование цены;
Планирования выполнения договора
распределение исполнителей по договору;
выбор поставщиков и контрагентов;
график платежей контрагентам;
Контроля над исполнением договора
контроль графика оплат;
контроль графика поставок;
удобный ввод входящих документов (счета, накладные, ТОРГ-12,
счета-фактуры и т.д.);
сравнение плановых и фактических затрат автоматически на любой и текущий момент времени;
удобная Карточка учета затрат по договору;
Закрытия договора
выполнения договора;
учет фактических затрат по статьям затрат;
сравнение плановых и фактических затрат;
около 80 оперативных отчетных форм;
А также дополнительные и уникальные возможности:
работа от нескольких юридических лиц в одной или разных базах данных;
оперативность использования ввода информации для анализа без перекачки данных;
реализация требований 275-ФЗ, 44-ФЗ, 223-ФЗ, Постановления
от 19.01.1998 г. N 47 (в том числе в формате электронного документа ЕИС ГОЗ);
управление взаиморасчетами с контрагентами;
удобный интерфейс по работе с цепочками документов;
настройка шаблонов документов (нумерации, внешнего вида, шаблона процесса обработки, прав доступа и пр.);
распределение управленческих функций между службами предприятия.
Полное соответствие текущему Законодательству, в том числе по оборонным заказам, и всем антимонопольным требованиям
Реализация требований 275-ФЗ, 44-ФЗ, 223-ФЗ, Постановления от 19.01.1998 г. N 47 (в том числе в формате электронного документа ЕИС ГОЗ). Контроллинг ценообразования, РКМ в соответствии с Приказом ФАС от 26.08.2019 №1138/19 и Приказом Минпромторга от 08.02.2019 №334.
Возможность работы от нескольких юридических лиц
Может осуществляться в одной или разных базах данных
Финансовый анализ результатов выполнения договора
Учет фактических затрат по статьям затрат, а также сравнение плановых
и фактических затрат. Наличие около 80 оперативных отчетных форм.
Контроль платежей на превышение по статьям бюджета
Автоматизированное создание и контроль графиков выполнения договора
с автоматическим расчетом по датам
В том числе графиков платежей и поступления денежных средств, поставки
и отгрузки продукции, поступления комплектующих и т.п. Ведется расчет отклонений от графиков в днях.
Автоматическое формирование служебных записок для реализации бизнес-процессов
При переходе на следующий этап бизнес-процесса по обслуживанию договора
на e-mail его исполнителя посылается извещение. Кроме того, может заноситься запись во всплывающую "напоминалку".
Автоматическое формирование сопроводительных документов
Акты, ТОРГ-12, счета-фактуры и т.д.
Возможность построения различных схем формирования цен и скидок
Присутствуют различные виды цен, в том числе ориентировочные, фиксированные и т.д.
Наличие вариантов спецификаций для согласования с клиентом
Облегчает управление взаимоотношениями с клиентами.
Работа в едином информационном пространстве с другими подсистемами
С Управлением финансами, Управлением активами, Управлением персоналом, Управлением производством и т.д.
Подсистема АСУДД обладает широкими возможностями создания различных типов договоров:
Договоры с Заказчиками;
Договоры с основными контрагентами;
Договоры с прочими контрагентами;
А также создание договоров с автоматическим заполнением реквизитов и основных разделов по основанию с помощью единой информационной базы (рис. 3.1.1).
Рис. 3.1.1. Экранная форма договора
В экранной форме договора (рис. 3.1.1) имеется вся информация о предмете договора,
его условиях, виде работ, спецификации на поставку, ведомости исполнения по этапам, исполнителях по этапам, взаиморасчетах и т.д.
В рамках создания договора и работы с ним в подсистеме АСУДД имеются следующие возможности:
выбор вариантов спецификаций для согласования с клиентом;
построение различных схем формирования цен и скидок;
различные виды цен, в том числе ориентировочные, фиксированные;
варианты расчета цен (прямой и обратный расчет);
использование постоянных и переменных параметров в расчете цен, норма прибыли;
расшифровки составляющих и обоснование цены;
расшифровки и обоснование материальных затрат в договоре;
расшифровки и обоснование затрат на оплату труда в договоре;
расшифровки и обоснование командировочных расходов и пр.;
выделение этапов в договоре;
описание условий договора (предоплата, окончательный расчет, %, сроки);
график поступления денежных средств;
автоматический расчет графиков по датам;
график поставки продукции;
график отгрузки продукции;
мультивалютный учет;
На рисунке 3.1.2 представлена структура цены с расшифровкой по статьям затрат.
Рис. 3.1.2. Структура цены
На рисунке 3.1.3 представлены подпункт меню системы, где располагаются реестры структур плановой цены, видов цен, протоколов цен и калькуляций.
Рис. 3.1.3. Обоснование цен, РКМ
На рисунке 3.1.4 представлен график поставки из экранной формы договора (рис. 1.1)
со сроком поставки, количеством и ценой.
Рис. 3.1.4. График поставки
На рисунке 3.1.5 представлена экранная форма структуры плановой цены с реквизитами документа по этапам, а также с расшифровкой по статьям калькуляции.
Рис. 3.1.5 Расшифровка затрат (детализация)
Также на рисунке 3.1.5 детализирована представлена расшифровка затрат на материалы по договору с полными сведениями об использованном сырье (полуфабрикатов, готовых изделий).
В рамках планирования выполнения договора в системе возможно следующее:
распределение исполнителей по договору;
выбор поставщиков и контрагентов;
график платежей контрагентам;
график поступления комплектующих;
согласование ключевых параметров договора;
Пример распределения исполнителей по договору представлен на рисунке 3.2.1.
Рис. 3.2.1. Распределение исполнителей по этапам
На рисунке 3.2.1. представлены исполнители по этапам в экранной форме договора
(рис. 3.1.1), где по каждому этапу видно исполнителя, а также итоговая стоимость всех затрат
по данному этапу на этого исполнителя с расшифровкой затрат.
Контроль над исполнением договора включает в себя:
контроль графика оплат;
контроль графика поставок;
контроль графика платежей;
контроль графика отгрузок;
автоматическое формирование служебных записок для реализации бизнес-процессов;
автоматическое формирование документов по этапам (счета, накладные, ТОРГ-12, счета-фактуры и т.д.);
удобный ввод входящих документов (счета, накладные, ТОРГ-12, счета-фактуры
и т.д.);
контроль платежей на превышение по статьям бюджета;
Журнал взаиморасчетов по договору и партнеру в целом;
сравнение плановых и фактических затрат автоматически на любой и текущий момент времени;
удобная Карточка учета затрат по договору;
Осуществление контроля над исполнением договора может осуществляться постоянно на каждом этапе договора. Пример ведомости исполнения на рисунке 3.3.1.
Рис 3.3.1. Ведомость исполнения
На рисунке 3.3.1. представлена ведомость исполнения экранной формы договора
(рис. 3.1.1). По каждому этапу имеются даты начала и окончания его действия, также спецификация поставки для данного этапа. Также по каждому этапу можно просматривать документы оплаты, поставки, получения, отгрузки и т.д.
На рисунке 3.3.2. представлен журнал взаиморасчетов.
Рис. 3.3.2. Взаиморасчеты по договору
Журнал взаиморасчетов (рис. 3.3.2) автоматически собирает все документы по договору как, к примеру, видно на рисунке счета. Данные в дальнейшем можно просматривать в отчетах, а также в других формах аналитики.
Закрытие договора включает в себя:
автоматическое формирование сопроводительных документов (акты, ТОРГ-12, счета-фактуры и т.д.);
распределение оплат по исполнителям для выявления финансового результата
по отделам;
финансовый анализ результатов выполнения договора;
учет фактических затрат по статьям затрат;
сравнение плановых и фактических затрат;
около 80 оперативных отчетных форм;
Ниже представлены затраты по статьям по договору (рис. 3.4.1).
Рис. 3.4.1. (Затраты по договору)
Финансовый анализ результатов как один из основных элементов закрытия договора подразумевает сравнение плановых показателей затрат с фактическими и составление
на основе этих данных выводов.
С помощью освоенного в результате изучения данного раздела материала Вы сможете настроить ERP-систему «КОМПАС» на реализацию практически любого способа ведения договорной деятельности, а также учетной политики, организовать не только бухгалтерский, но и налоговый и управленческий учет.
Программное обеспечение поможет Вам эффективно и быстро создавать документы, а также работать с ними, контролировать исполнение и анализировать результаты деятельности с помощью отчетов, а также имеющихся данных документов. Вы будете в курсе состояния взаимных расчетов с заказчиками, партнерами, и, порой, избежать за счет этого финансового кризиса, наладить систематический документооборот, минимизировать трудозатраты на выдачу отчетности и многое–многое другое.
Успешной работы!