РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Раздел XVIII
Управление трудовыми ресурсами (УТР)
СОДЕРЖАНИЕ
2 КОНФИГУРАЦИОННЫЕ ПАРАМЕТРЫ 6
3.1 Справочники раздела «Подбор сотрудников» 7
3.1.1 Справочник групп мероприятий по набору кадров 7
3.1.2 Справочник мероприятий по набору кадров 8
3.2 Справочники раздела «Обучение персонала» 8
3.2.1 Справочник программ обучения 8
3.2.2 Справочник профилей подготовки 9
3.2.3 Типы учебных заведений 9
3.3 Справочники раздела «Аттестации и модели компетенции» 11
3.3.5 Доступ к планированию аттестаций 14
3.3.6 Решения по результатам аттестации 15
3.4.3 Виды показателей для мотивации 17
3.4.4 Вспомогательные справочники 17
4 Планирование и моделирование организационной и должностной структур предприятия 18
4.1.1 Личная карточка сотрудника в модуле Управление трудовыми ресурсами 18
4.4.1 Профиль должности. Компетенции 24
4.4.2 Профиль должности. Перечень аттестаций 24
4.4.3 Профиль должности. Бенефиты 26
4.4.4 Профиль должности. Мотивация 27
4.4.5 Профиль должности. Регламент обучения 27
4.4.6 Профиль должности. Параметры подбора 28
5.1 Потребность в наборе кадров 29
5.2 Планирование мероприятий по набору кадров 30
5.3 Список кандидатов на позицию подбора 32
5.4 Распределение кандидатов по позициям подбора 34
6.1 Планирование лимитов на обучение 37
6.2 Потребность по программам обучения 37
6.2.1 Потребность по программам обучения. Списки сотрудников 39
6.3 Заявки на обучение работников 39
6.5 Распределение и утверждение списков 42
6.6 Журнал регламента обучения 43
7 Аттестации и модели компетенции 44
7.1 Формирование списка на аттестацию 44
7.2 Планирование и проведение аттестаций (список сотрудников) 46
7.3 Перечень аттестаций, не имеющих профиля должности 48
7.4 Соответствие профилю должности 48
7.5 Архив соответствия профилю должности 50
Модуль «Управление трудовыми ресурсами» подсистемы Управление персоналом входит в состав ERP- системы «КОМПАС». На нее в полной мере распространяются все правила работы с комплексом в целом и построения на его основе индивидуальных информационных систем. Здесь используются все общесистемные справочники. Поэтому перед прочтением этой книги рекомендуем ознакомиться с другими руководствами – Конфигурация, Общие_правила, Справочники_общ, Справочники_персонал, Документы, Кадры.
Для полноценного использования подсистемы, а особенно для настройки функций модуля на индивидуальные потребности предприятия, системному администратору будет полезно освоить раздел Мастера в Руководстве системного администратора – Админ.
Функции модуля Управление трудовыми ресурсами тесно связаны с работой модулей Кадровый учет, Расчет нарядов, Расчет заработной платы. Все эти модули имеют много общего в конфигурации и интерфейсе, так как являются составляющими одной подсистемы, формирующими и использующими практически общий набор данных. Как следствие, в различных модулях подсистемы используются функциональные возможности, решающие одинаковые задачи. В этом разделе руководства будут изложены сведения, касающиеся непосредственно работы с кадрами в части подбора сотрудников, обучения и аттестации персонала, со ссылками на материалы других разделов руководства там, где это необходимо.
Первоначальное изучение подсистемы рекомендуется проводить в демонстрационной или в специально созданной тренировочной базе данных. Отлаженные и выверенные справочники и оперативные данные впоследствии можно импортировать в реальную базу данных.
Модуль Управление трудовыми ресурсами решает большую часть задач управления персоналом и выполняет следующие функции:
планирование и моделирование организационной и должностной структур (штатного расписания);
ведение истории штатной единицы, просмотр штатного расписания в историческом разрезе;
профилирование должностей в целях полнофункционального управления персоналом (профиль должности может включать должностную инструкцию, модель компетенции, регламент аттестаций, регламент обучения, бенефиты, показатели, учитываемые для монетарной мотивации, параметры подбора); назначение "профиля должности" для конкретной штатной единицы в штатном расписании;
управление персоналом в части материальной и внематериальной мотивации сотрудников:
управление мотивацией на основе измеряемых показателей, задание показателей и параметров расчета премий (штрафов) в профиле должности, учет показателей и расчет выплат (удержаний) на основе механизма нарядов;
планирование и учет бенефитов как постоянной части социальных программ;
управление персоналом в части обучения и переподготовки:
учет образования, умений и навыков сотрудников;
планирование мероприятий (курсов), для покрытия потребностей в обучении;
автоматическое формирование списков на плановое обучение и повышение квалификации;
учет учебных заведений и курсов переподготовки;
планирование и учет лимитов и затрат на обучение;
учет кадрового резерва и совместительства в целях управления карьерой сотрудников;
управление персоналом в части оценки и аттестации:
формирование моделей компетенции в профилях должностей;
описание оценочных мероприятий на основании произвольных методов оценки персонала, описание шкал оценки;
автоматизированное планирование мероприятий по оценке персонала;
автоматическое составление и утверждение списков сотрудников, подлежащих оценке;
автоматизированное проведение мероприятий по оценке персонала;
автоматический расчет соответствия работников "профилям должностей", просмотр нормативных и актуальных фактических оценок, взятых в расчет, хранение результатов расчета и анализ соответствия в целом по отделам, по "профилям должности" и т.д.;
управление персоналом в части подбора (рекрутинга):
автоматическое определение вакансий на заданную дату на основе штатного расписания с учетом утвержденных штатных единиц с предстоящей датой открытия, определение вакантных в будущем периоде штатных единиц на основе учета планируемого изменения назначений (желаемая замена работника, предстоящее увольнение, декрет);
учет всех личных данных (в том числе резюме) кандидатов на штатные должности;
автоматизированная оценка соответствия кандидата требованиям вакансии;
формирование приказов о приеме сотрудника;
формирование плана подбора персонала; планирование мероприятий по подбору персонала с учетом затрат на их проведение и ожидаемого количества кандидатов; оценка эффективности мероприятий по подбору персонала.
Перед началом работы с подсистемой ее необходимо настроить. Для этого следует выбрать пункт меню Настройка / Конфигурация. Конфигурационные параметры служат для общей настройки подсистемы, модуля, а также для хранения некоторых установок, индивидуальных для каждого пользователя.
Для удобства работы настройки объединены в функциональные группы и располагаются на так называемых закладках. Часть закладок содержит настройки общих параметров системы, и уже была описана нами ранее, в разделе руководства пользователя Конфигурация. Позвольте, тем не менее, напомнить и еще раз обратить Ваше внимание на важность вопроса правильной настройки системы.
|
|---|
Рис.2.1 Закладка Начальная установка содержит настройки общие для всех модулей КИС «Компас»
Конфигурационные параметры модуля Управление трудовыми ресурсами те же, что и в модуле Кадровый учет, и порядок проведения настроек подробно описан в разделе руководства, посвященном этому модулю, а также в руководстве Конфигурация, в котором рассмотрены настройки, общие для всех модулей.
Справочник – табличная форма, информация из которой используется в процессе работы других табличных или экранных форм. В основе справочника может лежать таблица базы данных или запрос на выборку данных из одной или нескольких таблиц, в описании которого явно указано – использовать как справочник.
Следующий этап работы с подсистемой – заполнение справочников. В справочниках модуля Управление трудовыми ресурсами хранятся различные сведения для ведения кадрового учета, проведения мероприятий по подбору сотрудников, обучению и аттестациям персонала и т.п.
Все справочники условно можно разделить на несколько групп. К первой группе мы отнесем все общесистемные справочники, которые используются всеми подсистемами КИС «КОМПАС», при работе с модулем могут быть откорректированы или, например, распечатаны. Эти справочники Вам хорошо известны: Типы документов, Подразделения организации, Внешние партнеры и т.д. Описание порядка использования данных общесистемные справочников приведено в разделе руководства «Общесистемные справочники». Вторую группу составят справочники, которые используются при ведении кадрового учета. Работа по ведению этих справочников подробно описана в разделах руководства Справочники_персонал и модуля Кадровый учет.
Данный раздел руководства мы начнем именно с описания справочников, непосредственно используемых при проведении мероприятий по подбору, обучению и при аттестации персонала. Заполнение этих справочников должно стать Вашим следующим шагом при внедрении подсистемы.
При работе со справочниками используются табличные и экранные формы. Правила работы с ними описаны в руководстве Общие_правила и поэтому здесь не приводятся. Если панель инструментов конкретной табличной или экранной формы содержит, наряду со стандартными кнопками, ряд специальных кнопок, то их описание Вы найдете в соответствующих разделах книги.
Справочник является вспомогательным и служит для классификации мероприятий по набору кадров. Вызывается из пункта меню Подбор сотрудника / Справочник групп мероприятий по набору кадров.
Справочник заполняется пользователем с клавиатуры и имеет иерархическую структуру (см. Рис.3.1).
Рис.3.1 Справочник групп мероприятий по набору кадров
Порядок заполнения справочника:
• Для создания новой строки или группы – выделить в левой части формы строку “все группы” (первая строка иерархии), нажать кнопку
и в появившейся новой строке ввести наименование новой группы;
• Для создания новой подгруппы в группе – выделить в левой части наименование группы, нажать кнопку
Кнопка
на панели инструментов позволяет перенести выбранную строку из текущей группы в другую: следует нажать на эту кнопку и, после изменения формы указателя мыши на
, щелкнуть левой клавишей мыши по наименованию новой группы для этой строки.
Справочник предназначен для описания каналов поиска кандидатов на замещение вакантных должностей на предприятии (см. Рис.3.2). Вызывается из пункта меню Подбор сотрудника / Справочник мероприятий по набору кадров.
Рис.3.2 Справочник мероприятий по набору кадров
В левой части формы представлен иерархический справочник групп мероприятий по набору кадров.
При перемещении по списку групп мероприятий, соответственно изменяется содержание правой части формы.
Для отнесения мероприятия к какой-нибудь группе необходимо выделить в левой части формы наименование группы, и в таблице справа внести описание самого мероприятия.
О каждом мероприятии можно внести следующие сведения:
− Код мероприятия – формируется автоматически, в порядке следования номеров;
− Наименование мероприятия вводится пользователем с клавиатуры;
− В поле стоимость единицы информации с клавиатуры вносятся данные о стоимости услуги;
− Поле признак полной стоимости может быть заполнено знаком “+” (с клавиатуры);
− В поле планируемый выход вводится приблизительное количество откликов (резюме), которые могут быть получены в результате использования канала поиска. Эти данные формируются на основании предыдущего опыта использования этого метода подбора кандидатов;
− В поле Примечание с клавиатуры можно ввести любой пояснительный текст.
В справочнике хранятся сведения о необходимых для повышения профессионального уровня сотрудников программах обучения (см. Рис.3.3). Справочник вызывается из пункта меню Обучение персонала / Справочники / Программы обучения.
Рис.3.3 Справочник программ обучения
Название программы обучения рекомендуется формулировать так, чтобы по нему было легко находить курсы обучения. Справочник заполняется пользователем с клавиатуры.
В справочнике определяются профили подготовки и переподготовки сотрудников – например, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, высшее образование и т.п.(см. Рис.3.4). Справочник вызывается из пункта меню Обучение персонала / Справочники / Профили подготовки.
Рис.3.4 Справочник профилей подготовки
Справочник заполняется пользователем с клавиатуры.
В справочнике содержится информация о типах учебных заведений, в которых обучаются сотрудники, и профилях подготовки этих учебных заведений (см. Рис.3.5). Справочник вызывается из пункта меню Обучение персонала / Справочники / Типы учебных заведений.
Рис.3.5. Справочник типов учебных заведений
Значение в поле Профиль подготовки выбирается из одноименного справочника, код формируется автоматически, по порядку следования номеров.
Справочник является разделом общесистемного Справочника партнеров (более подробно о порядке работы с этим справочником см. раздел 3 руководства Справочники_общ), т.к. в данном случае описываются конкретные учебные заведения, фактически являющиеся партнерами предприятия.
Справочник вызывается из пункта меню Обучение персонала / Справочники / Учебные заведения.
В справочнике хранится информация о курсах обучения по различным программам (см. Рис.3.6). Справочник вызывается из пункта меню Обучение персонала / Справочники / Справочник курсов.
Рис.3.6 Справочник курсов обучения
Название курса вводится пользователем с клавиатуры.
Программа обучения, по которой проводятся курсы, выбирается из справочника программ обучения. По одной программе может проводиться несколько курсов обучения.
Даты начала и окончания курса вводятся пользователем из всплывающего календаря (F7 или пункт контекстного меню Справочник).
Количество мест и количество часов вводятся с клавиатуры.
Стоимость обучения одного человека вносится в том случае, если предполагается оплата по количеству мест.
Если стоимость курса не зависит от количества мест, то сумма вносится в поле Общая стоимость курса.
Код и наименование учебного заведения выбираются из справочника учебных заведений.
Кнопка 
на панели инструментов позволяет дублировать выделенную в таблице строку.
Справочник вызывается из пункта меню Аттестация и модели компетенции / Справочники / Виды аттестаций. В этом справочнике (см. Рис.3.7) хранится информация о видах аттестаций:
− № - порядковый номер аттестации;
− Дата создания записи – заполняется автоматически при создании записи текущей датой;
− Наименование вводится пользователем с клавиатуры.
Рис.3.7. Справочник видов аттестаций
Аттестация может быть “привязана” к какому-либо подразделению – код и наименование отдела выбираются из справочника подразделений.
В справочнике содержится описание шкал оценки компетенций1(см. Рис.3.8). Вызывается из пункта меню Аттестация и модели компетенции / Справочники / Виды шкал оценки.
Рис.3.8 Справочник видов шкал оценки
Наименование вводится пользователем с клавиатуры.
Даты начала и окончания действия вводятся из всплывающего календаря или с клавиатуры в формате “дата”. Если срок окончания действия не ограничен, дату окончания вводить не следует.
Значения оценок внутри шкалы вводятся в специальной экранной форме, которая вызывается клавишей F9 или кнопкой 
на панели инструментов (см. Рис.3.9).
Рис.3.9 Шкала оценки компетенции
В этой форме последовательно определяются значения оценок внутри шкалы. Здесь могут присутствовать качественные универсальные шкалы с разным числом уровней, или количественные шкалы. В любом случае для словесно описанной оценки задается некоторое выражение в баллах.
Значения вводятся пользователем с клавиатуры.
Справочник предназначен для определения группировки («дерева») компетенций (см. Рис.3.10). Вызывается из пункта меню Аттестация и модели компетенции / Справочники / Группировка(дерево) справочника компетенций.
Рис.3.10 «Дерево» справочника компетенций
Справочник заполняется с клавиатуры.
Код является уникальным идентификатором группы, заполняется автоматически при добавлении новой строки.
Поле Код группы заполняется пользователем. Содержит КОД той группы, подгруппой по отношению к которой будет группа, описанная в строке. Если группа в строке не является подгруппой, то это поле остается пустым.
Поле Наименование заполняется пользователем с клавиатуры.
Справочник предназначен для хранения перечня компетенций (профессиональных знаний, навыков и личных качеств, которыми должно обладать должностное лицо). Вызывается из пункта меню Аттестация и модели компетенции / Справочники / Справочник компетенций.
В левой части формы (см. Рис.3.11) расположен перечень групп компетенций, заданный в соответствующем справочнике (см. описание раздела 3.3.3 настоящего руководства). При перемещении по этому списку, в правой части формы будет отображаться список компетенций, отнесенной к выделенной в левой части формы группе. Для того, чтобы увидеть полный список, необходимо щелчком левой клавиши мыши выделить группу Все группы.
Рис.3.11 Справочник компетенций
В правой части формы представлено описание компетенции:
− Номер формируется автоматически по порядку, при добавлении новой строки;
− Наименование вводится вручную с клавиатуры;
− Раздел (группа) заполняется автоматически, наименованием той группы, к которой была отнесена компетенция при внесении в справочник;
− Поле Шкала оценки заполняется выбором значения из справочника Виды шкал оценки;
− Код шкалы содержит уникальный идентификатор шкалы оценки и заполняется автоматически при выборе шкалы из справочника;
− Поле Описание заполняется с клавиатуры и может содержать какую-либо характеристику (заполнять не обязательно).
В справочнике определяются права доступа пользователей к планированию и проведению аттестаций (см. Рис.3.12). Вызывается из пункта меню Аттестация и модели компетенции / Справочники / Лица, формирующие списки на аттестацию.
Рис.3.12 Перечень лиц, формирующих списки для аттестации
Табельный номер и ФИО сотрудника выбираются из Кадровой картотеки.
Поля Должность и Отдел заполняются автоматически, после выбора табельного номера сотрудника данными из Кадровой картотеки.
Поле Права по аттестации заполняется выбором значения из списка допустимых:
0 – нет прав;
1 – по отделам (т.е. пользователь имеет право работать только с аттестациями своего отдела);
2 – по предприятию (пользователь имеет права для работы с аттестациями всего предприятия).
Следует также указать имя, с которым пользователь входит в программу (логин), по этому имени программа и будет определять, какими правами обладает пользователь.
Справочник вызывается из пункта меню Аттестация и модели компетенции / Справочники / Решения по аттестациям. В справочнике хранятся возможные варианты решения по результатам проведенной аттестации. Например:
− Соответствует занимаемой должности;
− Не соответствует занимаемой должности.
Справочник заполняется пользователем с клавиатуры (см. Рис.3.13).
Рис.3.13 Список решений по аттестациям
Справочник служит для создания и хранения классификатора бенефитов (см. Рис.3.14). Вызывается из пункта меню Справочники / Мотивация / Виды бенефитов.
Рис.3.14. Справочник видов бенефитов
Для создания новой группы нужно в левой части формы выделить строку По группам, щелкнуть по кнопке на панели инструментов (или нажать клавишу ↓, находясь на последней строке таблицы), и в новой строке ввести описание бенефита.
Для добавления новой подгруппы уже имеющейся группы надо выделить наименование этой группы слева, добавить новую строку и ввести данные.
На панели инструментов, кроме стандартных, расположены функциональные кнопки:
– при нажатии на эту кнопку выделенная в таблице запись дублируется, получив новый код (по порядку номеров);
– кнопка для перемещения строки с описанием вида бенефита в другую группу. Для перемещения надо выделить в таблице строку, нажать на указанную кнопку и, после изменения вида указателя мыши на , щелкнуть по наименованию той группы, куда планируется переместить запись;
– служит для обновления списка групп в левой части формы.
Справочник предназначен для хранения сведений о предоставляемых предприятием своим сотрудникам бенефитах (см. Рис.3.15). Вызывается из пункта меню Справочники / Мотивация / Справочник бенефитов.
Рис.3.15 Справочник бенефитов
В левой части формы представлен иерархический список видов бенефитов (из соответствующего справочника, см. раздел 3.4.1 настоящего руководства). При перемещении по этому списку, в правой части формы в таблице будет отображаться описание только тех бенефитов, которые отнесены к выделенному в левой части формы виду (группе).
При вводе новой строки в справочник, надо сначала выделить в левой части формы ту группу, к которой будет относиться новая строка, и ввести описание в таблице справа:
- Код бенефита, формируется автоматически при добавлении новой строки;
- Наименование и сумма бенефита вводятся пользователем с клавиатуры.
На панели инструментов, кроме стандартных, расположены функциональные кнопки:
– при нажатии на эту кнопку выделенная в таблице запись дублируется, получив новый код (по порядку номеров)
– кнопка для перемещения строки с описанием бенефита в другую группу. Для перемещения надо выделить в таблице строку, нажать на указанную кнопку и, после изменения вида указателя мыши на , щелкнуть по наименованию той группы, куда планируется переместить запись;
– открывает для просмотра список, в котором перечислены должности, имеющие бенефит, выделенный в списке (см. Рис.3.16). Список формируется на основании данных о предоставляемых бенефитах, зафиксированных в профиле должности (для всех сотрудников, занимающих должность) и в кадровой картотеке (для сотрудника, занимающего эту же должность персонально).
Рис.3.16 Список должностей, имеющих конкретный бенефит
Справочник вызывается из пункта меню Справочники / Мотивация / Показатели для мотивации. В справочнике хранится следующая информация:
− Код и название показателя: код формируется автоматически, название вводится пользователем с клавиатуры;
− Тип показателя и признак выбираются из списка допустимых значений (см. Рис.3.17).
Рис.3.17 Справочник видов показателей для мотивации
Вспомогательными справочниками, которые используются при вводе данных в экранные и табличные формы, являются:
- Справочник иностранных языков;
- Справочник отраслей наук;
- Справочник специальностей.
- Другие справочники.
Перечисленные справочники заполняются пользователем с клавиатуры.
В Кадровой картотеке содержатся все сведения о сотрудниках предприятия и, в основном, она используется для ведения кадрового учета, однако содержит и дополнительные сведения, которые необходимы для эффективного управления персоналом предприятия.
Подробно порядок работы с Кадровой картотекой и Личной карточкой сотрудника описан в разделах 4.1 и 4.2 руководства Кадры. В настоящем руководстве описаны только дополнительные возможности программы, имеющие непосредственное отношение к работе по Управлению трудовыми ресурсами.
Общие сведения о сотрудниках приведены в табличной форме кадровой картотеки. Нажав на кнопку на панели инструментов (клавишу F9 или дважды щелкнув левой клавишей мыши по строке табличной формы), можно открыть личную карточку того сотрудника, фамилия которого упоминается в выделенной строке.
Кадровая картотека состоит из Личных карточек каждого сотрудника и содержит весь комплекс кадровых данных о сотруднике, а также ряд дополнительных сведений.
Форма личной карточки, вызываемой из кадровой картотеки в модуле «Управление трудовыми ресурсами», дополнена двумя дополнительными закладками: Аттестации и Бенефиты (см. Рис.4.1).
Рис.4.1 Форма личной карточки в модуле Управление трудовыми ресурсами
Напомним, что вид экранной формы личной карточки можно настроить в конфигурации модуля (см. Рис.4.2):
Рис.4.2. Конфигурация, настройка внешнего вида личной карточки
Нажав на кнопку в табличной форме кадровой картотеки в группе Экранные формы, можно выбрать одно из предлагаемых экранных представлений Личной карточки. По умолчанию это Личная карточка для управления трудовыми ресурсами. Более подробное описание об этой настройке можно посмотреть в разделе 2.2.4.1 руководства Кадры.
На закладке Аттестация в верхней ее части представлен перечень всех проведенных и запланированных аттестаций (см. Рис.4.1.). Здесь же можно создать новую запись (запланировать) аттестацию.
В нижней части ЭФ на закладке Аттестация можно добавить дополнительные сведения о планировании и проведение аттестаций:
на закладке Оценки по аттестации - перечень компетенций для оценки в процессе аттестации – выбрать или ввести с клавиатуры наименование компетенции, а также указать, выбрав значения из справочников или введя их с клавиатуры, шкалу, вес и нормативное значение оценки по компетенции. Можно также проставить фактические оценки компетенций, полученные сотрудников при проведении аттестации;
на закладке Резерв по ПД - резервный профиль должности, выбрав его из общего перечня профилей должностей;
на закладке Аттестационная комиссия - назначить аттестационную комиссию для проведения аттестации (см. Рис. 4.3).
Рис.4.3. Закладка Аттестационная комиссия на закладке Аттестации в Личной карточке сотрудника.
Кнопка Все компетенции в верхней части закладки Аттестации открывает для просмотра форму, в которой представлен общий перечень компетенций, по которым у сотрудника есть непустые
оценки, из всех перечисленных в личной карточке аттестаций (см. Рис.4.4.). При наличии нескольких непустых оценок выбираются наиболее актуальные оценки. Актуальность оценок определяется по аттестации с большим номером.
Рис.4.4 Общий перечень компетенций сотрудника
На закладке Бенефиты представлен перечень фиксированных регулярно предоставляемых работнику компанией немонетарных благ (преимуществ), с оценкой их стоимости (см. Рис.4.5).
Рис.4.5 Личная карточка сотрудника, закладка Бенефиты
Бенефиты на эту закладку личной карточки попадают из профиля должности, которую занимает сотрудник, а также могут быть добавлены непосредственно в таблицу – в том случае, если бенефит предоставляется работнику персонально.
В этой форме собраны данные обо всех назначениях сотрудников предприятия. С подробным описанием порядка работы с штатной расстановкой можно ознакомиться в разделе 4.4 руководства Кадры.
Планирование и моделирование организационной и должностной структур предприятия производится на основе ведения штатного расписания. Штатное расписание КИС «КОМПАС» позволяет кроме действующего штатного расписания создавать неограниченное количество плановых штатных расписаний. Эти варианты могут быть использованы для планирования финансов и моделирования организационной структуры предприятия.
Штатное расписание тесно связано с кадровой картотекой и штатной расстановкой – перечнем назначений сотрудников предприятий.
По данным штатного расписания и штатной расстановки автоматически формируется перечень вакансий, на основании которого ведется подбор кандидатов на замещение вакантных должностей.
Каждая должность в штатном расписании может иметь свой профиль должности, в котором описываются требования к сотрудникам, ее занимающим (перечень компетенций), порядок и содержание аттестаций, перечень бенефитов, предоставляемых предприятием сотруднику, занимающему эту должность, периодичность обучения и т.п.
Порядок работы со штатным расписанием в основном описаны в разделе 6 руководства Кадры. В модуле Управление трудовыми ресурсами предоставляется ряд дополнительных возможностей, которыми можно воспользоваться, используя функциональные кнопки на панели инструментов:
- позволяет просмотреть должностную инструкцию, сохраненную в файле в базе данных;
- открывает для просмотра профиль должности;
- вызывает на экран форму соответствия профилю должности для строки, выделенной в табличной форме. Более подробно о форме Соответствие профилю должности см. в разделе 7.4 настоящего руководства.
Справочник открывается из пункта меню Аттестация и модели компетенции / Профиль должности. В Профиле должности (перечне управленческих характеристик профиля должности) собраны практически все сведения, которые имеют отношение к конкретной должности: список требуемых профессиональных знаний, навыков и личных качеств, перечень аттестаций, перечислены средства мотивации; определены мероприятия по обучению сотрудника, а также дополнительные параметры подбора сотрудника для замещения вакансии (см. Рис.4.6).
Рис.4.6 Перечень (справочник) профилей должностей
Одна и та же должность в одном и том же подразделении предприятия может иметь несколько профилей.
В левой части формы в иерархическом виде представлены данные справочника должностей.
В табличной форме справа представлены основные характеристики должности:
− Код профиля – формируется автоматически, по порядку следования номеров;
− Наименование профиля – вводится пользователем с клавиатуры;
− Код и наименование базовой должности – выбирается из справочника должностей, носит справочный характер. Справочник вызывается нажатием клавиши F7 или пунктом контекстного меню Справочник;
− Даты создания, начала и окончания действия профиля выбираются из всплывающего календаря или вводятся с клавиатуры в формате “дата” (клавиша F7 или пункт контекстного меню Справочник);
− Средневзвешенная оценка – формируется автоматически на основании значений, введенных в поле Нормативная оценка в баллах на закладке Компетенции экранной формы;
− Отдел – выбирается из справочника подразделений;
− Статус – имеет допустимые значения Утвержден или В работе, выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию при создании записи устанавливается статус В работе;
− Готов – признак готовности профиля к утверждению. По умолчанию запись имеет значение В работе. Значение Готов можно выбрать из списка допустимых значений, который вызывается клавишей F7 или пунктом контекстного меню Справочник;
− Автор – идентификатор пользователя, создавшего запись. Формируется автоматически и соответствует имени пользователя, с которым осуществляется вход в систему;
− Признак Наличия должностной инструкции формируется автоматически, если соответствующая должностная инструкция сохранена в базе данных.
На панели инструментов, кроме стандартных, расположены функциональные кнопки:
- кнопка открывает форму, позволяющую просмотреть, загрузить в базу данных или удалить файл, содержаний должностную инструкцию профиля, строка с описанием которой выделена в форме;
- открывает форму для ввода фамилии соавтора документа, выбирается из Кадровой картотеки;
- кнопка для расчета (или перерасчета ранее рассчитанного значения) средневзвешенной нормативной оценки компетенций по должности.
Полные сведения по профилю должности вводятся в экранной форме текущей строки (см. Рис.4.7), который вызывается клавишей F9 или кнопкой на панели инструментов.
Рис.4.7 Описание профиля должности, экранная форма
Экранная форма содержит полные сведения по профилю должности, которые расположены на соответствующих закладках ЭФ.
В верхней части формы указаны общие сведения профиля:
− Код профиля, сформированный автоматически в порядке следования номеров;
− Код должности, выбранный из справочника должностей;
− Наименование профиля, введенное пользователем с клавиатуры;
− Базовая должность также выбирается из справочника должностей, предназначена для справки.
Все перечисленные параметры могут быть введены как в данной экранной форме, так и в строке табличной формы.
Остальные данные по профилю должности расположены на отдельных закладках:
− Компетенции – список профессиональных знаний, навыков и личных качеств, необходимых должностному лицу для исполнения должностных обязанностей, с указанием их “веса” (значимости) и нормативной оценки;
− Перечень аттестаций – перечень мероприятий по оценке компетенций, с указанием периодичности их проведения, и нормативной средневзвешенной оценки по позициям аттестации;
− Бенефиты – список фиксированных регулярно предоставляемых работнику компанией немонетарных благ и преимуществ, с оценкой их стоимости;
− Мотивация – перечень материальных вознаграждений работника сверх положенного оклада, с указанием их “веса” - например, в монетарном или процентном выражении;
− Регламент обучения – список регламентных мероприятий по повышению профессионального уровня сотрудника, с указанием их периодичности;
− Параметры подбора – перечень навыков, личных качеств или других показателей, учитываемых при подборе сотрудника на должность, с указанием их “веса” (значимости) относительно других и нормативных оценок.
В профиле должности собирается вся информация по вышеперечисленным категориям, вне зависимости от того, где был осуществлен ввод данных – через форму Профиль должности при планировании обучения или работе, по оценке компетенций сотрудника.
На закладке (см. Рис.4.7) представлен список профессиональных знаний, навыков и личных качеств, необходимых сотруднику для исполнения должностных обязанностей, с указанием их “веса” (значимости) и нормативной оценки.
Номер и наименование компетенции выбираются из Справочника компетенций.
Вес (значимость параметров оценки) определяется пользователем и вводится с клавиатуры. Рекомендуется оценивать вес компетенции по 100-балльной шкале. Количество баллов определяет значимость компетенции при расчете общей нормативной оценки.
Поле Шкала оценки заполняется автоматически, после выбора наименования компетенции (переносится значение, определенное для выбранной строки в справочнике компетенций).
Нормативное значение оценки и Нормативная оценка в баллах выбираются из справочника Виды шкал оценки.
Нажатием на кнопку Ввести компетенции в общий перечень на экран вызывается справочник компетенций для ввода новых строк, в том случае, если необходимые для указания в профиле должности компетенции в этом справочнике отсутствуют. После добавления в справочник эти строки могут быть выбраны для заполнения формы.
Закладка Перечень аттестаций содержит список мероприятий по оценке компетенций должностного лица (см. Рис.4.8).
Рис.4.8. Описание профиля должности. Перечень аттестаций
Проведение аттестаций работников может планироваться в соответствии с перечнем, указанным на этой закладке профиля должности, а также могут проводиться аттестации, не связанные ни с одним профилем должности.
−Номер в перечне аттестаций – формируется автоматически;
− Наименование выбирается из справочника видов аттестаций. Может быть также введено с клавиатуры;
− Период в месяцах задается пользователем и определяет периодичность проведения аттестации;
− Признак профессиональной аттестации (знак “+”) определяет, будут ли в процессе аттестации оцениваться профессиональные навыки;
− Средневзвешенная оценка рассчитывается автоматически, как среднее нормативных оценок по компетенциям, с учетом “веса” каждой компетенции;
В нижней части закладки Перечень аттестаций находится Перечень компетенций к строке текущей аттестации (см. Рис.4.8), в которой указаны: номер и наименование компетенции, вес, шкала оценок, нормативное значение оценки, нормативная оценка в баллах.
Выбор компетенций для проведения аттестации может быть произведен несколькими способами:
Из перечня компетенций профиля должности – для этого надо, отметив строку с описанием аттестации (см.рис.4.8, закладка Перечень аттестаций формы Описание профиля должности), нажать кнопку Ввести компетенции к аттестации. На экран будет выведен перечень компетенций по профилю должности, сделав выбор из этого списка. Множественный выбор можно произвести, проставив знаки “+” в поле Пометка… строк, которые описывают компетенции для оценки в ходе аттестации. Проставить отметки можно также, нажимая сочетания клавиш CTRL+INS;
Из общего (полного) перечня компетенций, нажав на кнопку Компетенции из общего перечня. На экран выводится полный список компетенций, в котором можно с помощью знака “+” отметить строки с описанием навыков для аттестации;
Ввести информацию в строку с клавиатуры;
Кнопка запускает расчет средневзвешенной оценки по аттестации (на основании нормативных оценок компетенций и их “веса”).
Кнопка Протокол запускает формирование стандартного отчета, по оценке компетенций.
Кнопка Ввести компетенции к аттестации предназначена для добавления Компетенции в список Компетенций для текущей Аттестации.
Кнопка Компетенции из общего перечня предназначена для добавления Компетенции в список Компетенций для текущей Аттестации из общего списка Компетенций текущего Профиля должности. При ее нажатии на экране появляется список всех Компетенций данного Профиля должности (см. Рис. 4. 9). В строке Компетенции, которую надо добавить в список, нужно в колонке Пометка выбрать «+». При закрытии списка отмеченная Компетенция будет добавлен в список Компетенций текущей Аттестации.
Рис.4.9 Список всех компетенций Профиля должности
Бенефиты – перечень фиксированных регулярно предоставляемых работнику компанией немонетарных благ (преимуществ), с оценкой их стоимости.
На закладке (см. Рис.4.10.) представлена следующая информация:
− Код и наименование бенефита, выбираются из справочника бенефитов, который вызывается клавишей F7 или выбором пункта контекстного меню Справочник из поля Код бенефита;
− Сумма бенефита – заполняется автоматически после выбора бенефита, по содержанию справочника.
Рис.4.10. Описание профиля должности, закладка Бенефиты
На закладке хранится информация о признаках материальной мотивации, положенной по должности (см. Рис.4.11).
Рис.4.11 Описание профиля должности. Закладка Мотивация
Код, показатель мотивации и признак выбираются из справочника видов показателей мотивации.
Сумма вводится пользователем с клавиатуры.
Закладка содержит информацию о периодичности и программах обучения должностного лица, что является одним из оснований для планирования мероприятий по обучению персонала (см. Рис.4.12).
Рис.4.12 Профиль должности, закладка Регламент обучения
На закладке представлены следующие данные:
№ пп – заполняется с клавиатуры;
Программа обучения – наименование программы обучения, выбирается из одноименного справочника;
Периодичность обучения (в месяцах) вводится пользователем с клавиатуры.
На закладке представлен список компетенций, по которым производится подбор персонала на вакантную должность.
Содержание и порядок работы с данными на этой закладке такой же, как и порядок работы с данными закладки Компетенции.
Следует отметить, что список компетенций на этой закладке может отличаться от списка, представленного на закладке Компетенции.
Данная табличная форма открывается из пункта меню Подбор сотрудников / Потребность в наборе кадров. При открытии этой табличной формы происходит автоматический расчет потребности в наборе кадров на текущую дату.
Пересчет потребностей производится нажатием на кнопку 
на панели инструментов.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
Потребность высчитывается на весь временной период, исходя из содержащихся в БД данных на момент нажатия кнопки. Для определения количества вакансий на дату среза (или на период дат) используется фильтр по дате возникновения потребности в наборе, или, что точнее, по дате утверждения позиции подбора.
Примечание:
1. Правильность отражения источника и даты возникновения и количества вакансий зависит от правильности ведения штатного расписания и штатных расстановок и правильности использования специальных признаков.
2. Вакансии в расчете потребностей формируются для тех назначений, которые «привязаны» к штатному расписанию. Назначения, не привязанные к штатному расписанию, в расчете потребностей не учитываются.
3. Пояснение - при выводе таблицы «Потребность в наборе кадров», при нажатии пункта меню, выводится состояние таблицы, пересчитанное в предыдущий раз! Для обновления пересчета нужно воспользоваться кнопкой 
.
Потребность формируется на основе данных штатного расписания.
В левой части формы (см. Ррис.5.1) представлены источники возникновения вакансии в штатном расписании. При перемещении по строкам этого списка соответственно изменяется содержание в правой части формы – отображаются только вакансии того источника, который выбран слева.
Рис.5.1 Табличная форма Потребность в наборе кадров
В правой части формы приведены характеристики вакансии: сведения об источнике возникновения вакансии, вакантной должности, дате возникновения потребности, мероприятиях по подбору кандидатов и т.п.
Все поля таблицы заполняются автоматически и не редактируются, кроме поля Дата утверждения позиции подбора.
В поле утверждение позиции подбора по умолчанию проставляется дата возникновения вакансии, но эту дату можно изменить или даже обнулить это поле.
Наличие даты утверждения позиции подбора означает, что утверждается работа по поиску кандидата на обозначенную вакансию (или несколько вакансий, что определяется числом в поле “Количество вакансий”). Если дата отсутствует, то это означает, что вакансия не активна, т.е. вакансия существует, но проведение мероприятий по ее заполнению отложено до какого-то момента.
Конкретная дата показывает, с какого момента вакантная единица становится АКТИВНОЙ для проведения мероприятий по поиску кандидатов на ее замещение.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Правильность отражения источника, даты возникновения и количества вакансий зависит от правильности ведения штатного расписания и штатной расстановки, а также правильности использования специальных признаков.
Для целей планирования процесса поиска и набора кадров в некоторых специальных случаях в штатной расстановке введены два поля “Планируемое изменение назначения” и “Дата планируемого изменения”. Планируемое изменение и его дата показывают, по какой причине и когда может возникнуть вакансия по занятой в настоящее время штатной единице без изменения штатного расписания.
Кроме стандартных, на панели инструментов расположены функциональные кнопки:
– перерасчет потребности по набору кадров на любую выбранную дату;
– открывает форму со списком плановых мероприятий по подбору кандидата на замещение вакантной должности, описание которой выделено в строке;
– открывает список кандидатов на замещение вакантной должности, описание которой выделено в списке. В этот список можно добавить фамилии кандидатов на замещение этой вакансии.
Дважды щелкнув по строке таблицы с описанием вакансии (нажав клавишу F9 или кнопку ), можно открыть форму с описанием профиля вакантной должности. Дважды щелкнув левой клавишей мыши по строке с наименованием профиля должности, можно вызвать экранную форму с полным описанием этого профиля должности.
Данная табличная форма открывается из пункта меню Подбор сотрудников / Планирование мероприятий по набору кадров. В табличной форме определяются мероприятия, которые необходимо провести для покрытия потребности в наборе кандидатов на замещение вакантных должностей (см. Рис.5.2).
Рис.5.2 Табличная форма Планирование мероприятий по набору кадров
В левой части формы представлен иерархический список групп мероприятий.
В правой части формы приводится описание самого мероприятия:
− Наименование мероприятия выбирается из справочника мероприятий;
− Даты начала и окончания мероприятия вносятся пользователем с клавиатуры (или выбираются из всплывающего календаря, клавиша F7 или пункт контекстного меню справочник);
− Общее покрытие и общее фактическое количество рассчитываются автоматически, после соотнесения мероприятия с позицией подбора (устанавливается в экранной форме, нажмите кнопку на панели инструментов или клавишу F9);
− Эффективность рассчитывается как процентное отношение фактического количества к общему покрытию;
− Значения в поля стоимость единицы информации и признак полной стоимости переносятся из справочника мероприятий по набору кадров;
− Количество информации вводится пользователем с клавиатуры;
− Общая стоимость мероприятия рассчитывается автоматически, исходя из стоимости единицы информации и ее количества;
− Поля плановые затраты и фактические затраты могут быть заполнены пользователем с клавиатуры.
Соотнесение конкретного мероприятия с позицией подбора кандидатов на замещение вакантной должности производится следующим образом:
− Вводится новая строка с описанием мероприятия (или щелчком левой клавиши мыши выбирается одна из имеющихся);
− Вызывается экранная форма, в которой производится соотнесение мероприятий и позиций подбора, для чего нажимается кнопка на панели инструментов или клавиша F9.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
Каждая позиция подбора может быть соотнесена с одним или несколькими мероприятиями, и наоборот – одно мероприятие с несколькими позициями подбора.
В экранной форме строки Планирование мероприятий по набору кадров (см. Рис.5.3) можно установить соотнесение мероприятия и позиций подбора кандидатов на замещение вакантных должностей.
Рис.5.3 Плановые мероприятия по набору кадров, экранная форма
В верхней части формы указан код и наименование мероприятия.
На закладке Мероприятия приведено описание мероприятия:
− Значения в поля стоимость единицы информации и признак полной стоимости переносятся из справочника мероприятий по набору кадров;
− Количество информации вводится пользователем с клавиатуры;
− Общая стоимость мероприятия рассчитывается автоматически, исходя из стоимости единицы информации и ее количества;
− Даты начала и окончания мероприятия вносятся пользователем с клавиатуры (или выбираются из всплывающего календаря, клавиша f7 или пункт контекстного меню справочник);
− Поля плановые затраты и фактические затраты могут быть заполнены пользователем с клавиатуры.
Данные в описании мероприятия могут быть изменены пользователем в процессе работы с формой.
На закладке Распределение (см. Рис.5.4) устанавливается связь между мероприятием и потребностью в наборе кадров, т.е. определяется список вакантных должностей, кандидаты на замещение которых будут подбираться именно при проведении этого мероприятия.
Рис.5.4 Список вакансий для подбора кандидатов по результатам проведения мероприятия
Для каждой позиции подбора указывается следующая информация:
− Вакантная должность выбирается из списка Потребность в наборе кадров;
− Поля Тип ШР, код ШЕ, профиль должности, количество вакансий, даты возникновения вакансии и утверждения позиции подбора заполняются автоматически после выбора вакантной должности;
− Значение в поле Покрытие показывается, какое количество кандидатов планируется получить в результате отработки мероприятия, вводится с клавиатуры;
Эффективность рассчитывается как процентное отношение фактического количества к планируемому покрытию.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
В форме можно выбрать другой код и наименование мероприятия. Данные на закладке с описанием мероприятия при этом соответственно изменятся, а список вакансий для подбора кандидатов не изменится – т.е. будет установлена новая связь между мероприятием и позициями подбора.
По мере поступления резюме заполняется список кандидатов на позицию подбора.
Табличная форма со списком кандидатов открывается из пункта меню Подбор сотрудников / Список кандидатов на позицию подбора. В ней (см. Рис.5.5) представлены основные данные о кандидатах, приславших резюме.
Рис.5.5 Табличная форма Список кандидатов на позиции подбора
Ввод и просмотр подробных данных удобно проводить в форме карточки кандидата, которая открывается с помощью кнопки или клавиши F9.
В карточке кандидата (см. Рис.5.6), помимо таблицы соответствия профилям должности (на последней закладке карточки), можно ввести большое количество разнообразных сведений о соискателе.
Рис.5.6 Карточка кандидата на замещение вакантной должности
Вернемся к Списку кандидатов на позиции подбора. В нем представлен полный перечень кандидатов. Просмотреть список вакантных должностей, на замещение которых может претендовать кандидат можно, нажав кнопку на панели инструментов. На экран будет выведен фрагмент формы Распределение кандидатов по позициям подбора (см. Рис.5.7), в котором упоминается фамилия выбранного в списке кандидата. В этой форме можно также выбрать вакансию, на замещение которой претендует кандидат – нажав клавишу F7 на панели инструментов, находясь в поле Вакантная должность, можно вывести на экран список потребность в наборе кадров, из которого выбрать вакансию.
Рис.5.7 Вакантная должность, на замещение которой претендует кандидат, форма для просмотра
Табличная форма со списком кандидатов открывается из пункта меню Подбор сотрудников / Распределение кандидатов по позициям подбора. Является сводной таблицей со сведениями о распределении кандидатов на замещение вакантных должностей по позициям подбора персонала (см. Рис.5.6).
Рис.5.6 Табличная форма Распределение кандидатов по позициям подбора
В программе предусмотрено несколько вариантов проведения процедуры распределения кандидатов по позициям подбора, поэтому данные в эту табличную форму могут быть введены разными способами:
Из формы потребность в наборе кадров;
Из общего списка кандидатов;
Непосредственно в форме распределение кандидатов по позициям подбора:
Код и фамилия кандидата выбираются из общего списка кандидатов;
Вакантная должность, на замещение которой претендует указанный кандидат, выбирается из списка потребность в наборе кадров, поля Тип ШР, код ШЕ, профиль должности и дата возникновения потребности заполняются автоматически, после выбора вакантной должности;
В поле статус выбирается одно из допустимых значений:
0. В работе (для кандидата определена позиция подбора);
1. Собеседование;
2. Отклонен;
3. Принят;
4. Принят по другой позиции;
Поля дата и время собеседования заполняются с клавиатуры, дата также может быть выбрана из всплывающего календаря (клавиша F7 или пункт контекстного меню Справочник);
Поля Автор изменения статуса и дата изменения статуса заполняются автоматически именем пользователя (логином), который совершил вход в систему и датой работы.
Табличная форма со списком кандидатов открывается из пункта меню Подбор сотрудников / Реестр резюме. В ней (см. Рис.5.7) содержится перечень поступивших от кандидатов на замещение вакантных должностей резюме.
Рис.5.7 Реестр резюме соискателей
Запись в реестре может быть сформирована двумя способами:
− Автоматически, после ввода сведений о резюме в карточку кандидата;
− Внесена непосредственно в эту табличную форму.
При вводе данных в таблицу обратите внимание на заполнение полей:
− Номер и дата документа формируются автоматически (следующий по порядку номер и текущая дата);
− Код и ФИО кандидата выбираются из справочника кандидатов на позицию подбора.
В том случае, если имеется отдельный файл с текстом резюме, его можно сохранить двумя способами: в базе данных или в специально отведенной для этого папке (директории).
Если файл сохраняется в специальной папке, то путь к файлу документа определяется в экранной форме резюме кандидата или указывается в специальной форме, которая вызывается пунктом контекстного меню Текст документа (сочетание клавиш Shift+F8).
Если файл сохраняется в базе данных, то выбирается пункт контекстного меню Файл… и далее производятся необходимые действия по сохранению, редактированию или удалению документа.
Дважды щелкнув левой клавишей мыши по строке реестра резюме (нажав на кнопку на панели инструментов или клавишу F7), можно вывести на экран форму для ввода основных характеристик резюме (см. Рис.5.8).
Рис.5.8 Основные сведения о резюме соискателя, экранная форма.
В экранной форме можно ввести основные характеристики резюме кандидата на замещение вакантной должности.
Номер и дата документа заполняются автоматически.
На закладке Общие можно ввести:
− Ключевые слова, характеризующие документ (кандидата);
− Произвольный текст в поле Примечание.
Нажав кнопку 
в конце поле ввода Путь к файлу, можно сохранить файл с текстом резюме в специальной папке.
На закладке Оценка кандидата по профилям (см.Рис.5.9) представлен список профилей должностей, на замещение которых претендует кандидат, с общей оценкой по компетенциям.
Рис.5.9 Резюме кандидата, оценка по профилям должностей.
Табличная форма открывается из пункта меню Обучение персонала / Планирование обучения / Планирование лимитов на обучение. В табличной форме производится планирование лимитов на обучение в разрезе подразделений предприятия, программ обучения и периодов действия (см. Рис.6.1).
Рис.6.1 Табличная форма Лимиты на обучение
В левой части формы расположен иерархический список подразделений предприятия (из справочника подразделений). В правой части в таблице расположены строки с описанием программ обучения и указанием выделенных лимитов.
При перемещении по списку подразделений в левой части формы, в правой отображаются только те записи, которые относятся к отделу, который выделен слева. Чтобы увидеть все записи таблицы, надо в левой части формы щелчком левой клавиши мыши выделить самую верхнюю строку – в стандартной поставке это строка Все группы.
При вводе новых строк в таблицу лимитов следует обратить внимание на заполнение следующих полей:
− Наименование курса выбирается из справочника курсов обучения (клавиша F7 или пункт контекстного меню Справочник);
− Даты начала и конца периода вводятся пользователем из всплывающего календаря или с клавиатуры в формате “дата”;
− Если лимит утвержден, в соответствующем поле из списка допустимых значений выбирается знак “+”;
− Сумма лимита вводится пользователем с клавиатуры;
− Поля Расход и Остаток заполняются автоматически в процессе распределения по курсам обучения;
− Знак “+” в поле Можно расходовать остаток показывает, можно ли использовать остаток лимита (если таковой имеется) как составляющую часть лимита другого периода. Остаток лимита может быть использован только для такого же курса обучения.
Таблица содержит всю историю расходования лимита и может быть использована для формирования различного рода отчетов, связанных с лимитами затрат на курсы обучения.
Потребность по программам обучения рассчитывается в разрезе программ обучения и количества сотрудников, которых планируется послать на обучение по этим программам.
При расчете потребности учитываются:
- регламент обучения, описанный в профиле должности;
- заявки на обучение работников.
Потребность рассчитывается на дату, которая вводится пользователем в специальной форме, которая открывается из пункта меню Обучение персонала / Планирование обучения / Потребность по программам обучения (см. Рис.6.2). При выборе этого пункта меню на экране появляется запрос для ввода даты формирования потребностей по обучению, см. Рис. 6.2.
Рис. 6.2 Запрос даты формирования
После нажатия кнопки ОК, на экран выводится табличная форма, все поля которой заполняются автоматически (см. Рис.6.3).
Рис.6.3 Табличная форма Потребность по программам обучения
В левой части формы представлен иерархический список подразделений предприятия из одноименного справочника. При перемещении по записям списка соответственно изменяется содержание правой части формы.
В правой части в таблице представлен список программ обучения по отделам, а также:
− Количество сотрудников, обучение которых производится по регламенту, определенному в профиле должности;
− Количество сотрудников, чье обучение запланировано по заявкам;
− Общее количество сотрудников для обучения по программе (по регламенту и по заявкам);
− Количество утвержденных мест для обучения (по регламенту, по заявкам и общее);
− Покрытая потребность – количество сотрудников, записанных на курсы по данной программе обучения. Значение в этом поле появляется после распределения сотрудников по курсам обучения;
− Затраты по программе, остаток лимита и средняя стоимость обучения одного человека рассчитываются автоматически после выбора курса обучения по программе в форме Распределение и утверждение списков. Обратите внимание! Потребность по программе обучения может быть покрыта более чем одним курсом. Затраты собираются по всем сотрудникам, утвержденным на эти курсы.
Кроме стандартных, на панели инструментов расположены функциональные кнопки:
открывает форму со списком сотрудников, которым требуется пройти курс по программе обучения, наименование которой указано в выделенной строке, по регламенту.
открывает форму со списком сотрудников, которым требуется пройти курс по программе обучения, наименование которой указано в выделенной строке, по заявкам на обучение.
открывает форму со списком сотрудников, которым требуется пройти курс по программе обучения, в целом (из всех источников), см. раздел 6.2.1 настоящего руководства;
открывает форму со списком сотрудников по программе обучения в целом, в т.ч. и тех, кто уже закончил курсы по этой программе;
запускает перерасчет потребности на какую-либо другую дату.
Из табличной формы потребности по программам обучения (по кнопке ) можно сформировать списки сотрудников, которым требуется пройти обучение по той программе, строка с описанием которой выделена в табличной форме. Списки могут быть сформированы на основании регламента обучения (из профиля должности), заявок на обучение и общий - на основании обоих источников.
В левой части формы представлен иерархический список подразделений предприятия, из справочника подразделений (см. Рис.6.4).
Рис.6.4 Список сотрудников по программе обучения
В правой части формы отображается список сотрудников, с основными данными о курсе обучения (датами начала, окончания, источнике формирования потребности, утверждении и т.п.). Набор колонок таблицы зависит от того, на основании какого документа сформирована потребность в обучении.
Если потребность формировалась, исходя из регламента, то может быть рассчитано значение просроченных дней с расчетной даты начала обучения (по данным профиля должности, исходя из даты окончания последнего курса обучения и указанной периодичности переподготовки).
Кнопка 
переносит данные о пройденном курсе обучения в личные карточки сотрудников.
Табличная форма предназначена для оформления и хранения заявок на обучение сотрудников открывается из пункта меню Обучение персонала / Планирование обучения / Заявки на обучение работников (см. Рис.6.5).
Рис.6.5 Перечень заявок на обучение работников
Заявки на обучение не связаны с регламентом обучения из профиля должности и составляются имеющими соответствующие полномочия должностными лицами по мере необходимости проведения обучения сотрудников.
В левой части формы расположен иерархический список подразделений из соответствующего справочника.
В табличной форме представлена следующая информация:
− дата и номер заявки, формируются автоматически как текущая дата и следующий по порядку номер,
− номер отдела, ФИО начальника отдела выбираются из справочника подразделений;
− Комментарий вводится с клавиатуры;
− поле автор последнего изменения заполняется автоматически именем пользователя (логином), совершившим вход в систему;
− Дата последнего изменения формируется автоматически (текущая).
Список сотрудников для обучения вводится в экранной форме заявки (см. Рис.6.6).
Рис.6.6 Экранная форма заявки на обучение сотрудников
Данные составленной заявки при очередном пересчете автоматически попадут в форму потребности по программам обучения.
В верхней части экранной формы заявки на обучение содержится общая информация о заявке: номер и дата составления, наименование подразделения, ФИО руководителя подразделения и т.п.
В таблице в нижней части формы составляется список сотрудников для прохождения курса обучения:
− Табельный номер, ФИО и должность сотрудника заполняются одновременно - выбираются из кадровой картотеки (клавиша F7 или пункт контекстного меню Справочник);
− Программа обучения выбирается из одноименного справочника;
− Дата предполагаемого начала и окончания обучения заполняются после выбора курса обучения из списка планируемых курсов. Если в этом списке нет описания необходимого курса, его можно добавить в режиме правки. Для этого нажимается кнопка Правка и на экран выводится форма Планирование курсов, в которой вводится необходимая информация.
Табличная форма открывается из пункта меню Обучение персонала / Планирование обучения / Планирование курсов. В этой форме производится распределение сотрудников, которым по регламенту обучения в профиле должности или по заявке руководителя предстоит обучение по определенной программе (см. Рис.6.7).
Рис.6.7 Табличная форма Планирование курсов обучения
Строки в табличной форме могут формироваться двумя способами:
− при выборе курса обучения в момент формирования заявки на обучение работников;
− вноситься пользователем (наименование курса выбирается из справочника курсов обучения).
В таблице содержатся те же сведения о курсах обучения, что и в справочнике курсов: название курса и программа обучения, даты начала и окончания курса, количество мест и количество часов, стоимость обучения (на одного человека или общая стоимость курса), а также код и наименование учебного заведения.
Дополнительными являются колонки:
− мест занято – рассчитывается автоматически, исходя из общего количества мест и количества сотрудников, записанных на обучение по данному курсу;
− затраты на курс рассчитываются автоматически, исходя из стоимости обучения одного человека и количества сотрудников, записанных на курс. Если в справочнике курсов указана полная стоимость курса, то эта сумма и рассчитанная сумма затрат совпадут;
− расчетная стоимость обучения одного человека – рассчитывается исходя из общей стоимости курса и записанных человек. Если в справочнике указывается стоимость обучения одного человека, то эти суммы совпадут.
На панели инструментов, кроме стандартных, расположены функциональные кнопки:
открывает форму, в которой представлен список для распределения по курсам обучения. Для записи на курс предлагается список всех сотрудников, которым соответствующая программа обучения предписана профилем должности (в список включаются сотрудники, занимающие одинаковые должности в разных подразделениях), а также по заявкам руководителей.
открывает список сотрудников, записанных на данный курс.
запускает формирование отчета о прохождении курса, строка с описанием которого выделена в таблице. В отчете представлены данные о сотруднике (должность, ФИО), датах начала и окончания прохождения курса и т.п.
открывает форму для ввода данных об окончании обучения на курсах (см. Рис.6.8).
Рис.6.8 Форма для ввода данных об окончании обучения
Здесь можно уточнить фактическую дату окончания обучения, а также ввести номер и дату получения диплома (свидетельства) об окончании обучения.
Табличная форма открывается из пункта меню Обучение персонала / Планирование обучения / Распределение и утверждение списков. Форма является итоговой таблицей распределения сотрудников по курсам обучения (см. Рис.6.9).
Рис.6.9 Форма для распределения сотрудников и утверждения списков на обучение
В форме собраны данные о планируемом обучении сотрудников из профиля должности и заявок.
В левой части формы представлен иерархический список подразделений предприятия. При перемещении по строкам списка, соответственно изменяется содержание правой части формы – в ней отображаются только те данные, которые относятся к выбранному в левой части подразделению.
В правой части в табличной форме представлена полная информация о прохождении сотрудниками курсов обучения по различным программам.
Записать сотрудника на конкретный курс обучения по указанной в строке программе можно, вызвав из поля Код курса или Наименование курса справочник курсов и выбрав из него необходимую запись. При вызове справочника производится фильтрация его содержания по значению поля программа обучения. Если необходимый курс отсутствует в справочнике, информацию о нем можно внести в режиме Правка. На экран будет выведена форма планирование курсов, в которой и вводятся необходимые данные.
Кнопка переносит данные из выделенной строки в личные карточки работников.
Табличная форма открывается из пункта меню Обучение персонала / Планирование обучения / Журнал регламента обучения в профиле должности. В эту табличную форму попадают все строки, имеющиеся на закладках Регламент обучения во всех Профилях должностей.
В Журнале можно вводить новые строки, выбирая программу обучения и профиль должности из соответствующих справочников и указывая периодичность обучения в месяцах. После сохранения строки введенная информация попадает также на закладку Регламент обучения соответствующего профиля должности.
Отчеты по обучению сотрудников формируются на основании данных справочников, кадровой картотеки и другой информации, введенной пользователем в базу данных, в различных разрезах.
Предусмотрены следующие виды отчетов:
− план обучения на отчетный период;
− плановый отчет по прохождению учебных курсов;
− отчет о пройденных учебных курсах;
− список курсов за отчетный период;
− отчет по выбранному курсу;
− отчет о прохождении курсов работником;
− отчет по планируемым и фактическим затратам;
− затраты по программам обучения.
При построении некоторых отчетов пользователю предполагается ограничить параметры построения отчетов какими-либо значениями, выбрав их из справочников или введя с клавиатуры.
Все отчеты строятся общепринятым для КИС “КОМПАС” образом, результаты выводятся на экран для просмотра и на печать. Может быть произведена настройка представления итогов отчета – в виде диаграммы или печатной формы.
Для формирования списка аттестаций необходимо открыть пункт меню Аттестация и модели компетенции / Формирование списка на аттестацию. Далее, в специальном окне указать дату формирования списка. В список попадут аттестации из профилей должностей, которые планировались и должны быть проведены к указанному сроку, исходя из указанной периодичности и даты проведения последней аттестации (из личной карточки).
В таблице (см. Рис.7.1) указаны основные сведения по каждой аттестации:
− Наименование аттестации;
− Код и наименование профиля должности, в котором упоминается аттестация;
− Средневзвешенная оценка по аттестации.
Рис.7.1 Перечень аттестаций для выбора
Далее необходимо выбрать в этой таблице оценочное мероприятие (аттестацию), дважды щелкнув по строке с его описанием левой клавишей мыши. На экран будет выведена запросная форма, в которой предлагается выбрать порядок формирования списка: по всему предприятию или по какому-либо подразделению. Если выбрать возможность по подразделениям, то будет представлен список подразделений, из которого и производится выбор.
На экран выводится список сотрудников для проведения аттестации (см. Рис.7.2), который формируется автоматически, на основании регламента проведения аттестаций из профиля должности, данных штатной расстановки и личной карточки, из которой берется дата предыдущей аттестации.
Рис.7.2 Планирование и проведение аттестаций, список сотрудников
В таблице представлена общая информация по каждому участнику аттестации. Дни просрочки отсчитываются от даты последней пройденной аттестации (из личной карточки), с учетом периодичности проведения аттестации (из профиля должности).
Здесь можно утвердить проведение аттестации сотрудника, выбрав значение утверждено в поле План на утверждение.
Можно утвердить проведение аттестации списком – для этого проставляется знак “+” в поле Пометка (с клавиатуры или с помощью сочетания клавиш CTRL+INS), и затем нажимается кнопка .
Таким же образом можно снять утверждение со списка – отметить строки в поле Пометка и нажать кнопку 
.
С помощью кнопки 
можно утвердить весь список отфильтрованных записей.
Двойным щелчком левой клавиши мыши по строке (нажатием клавиши F9 или кнопки 
) можно открыть форму аттестации сотрудника с перечнем компетенций для оценки (см. Рис.7.3).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Сформировать список на аттестацию может только пользователь, который имеет права для проведения этой операции (см. раздел 3.3.5 настоящего руководства).
Рис.7.3 Планирование и проведение аттестаций, экранная форма
В экранной форме представлен перечень компетенций по аттестации. Компетенции и нормативные значения оценок переносятся из профиля должности автоматически, если это запланированная аттестация по этой должности. Если аттестация формируется вне профиля должности, исходя из внутренних потребностей фирмы, то перечень компетенций может быть сформирован пользователем, при этом наименование компетенции (и ее характеристики) может быть выбрано из справочника компетенций, либо введено с клавиатуры.
После завершения работы по формированию списка на аттестацию и закрытия табличной формы формируется новая запись в таблице Планирование и проведение аттестаций, о чем на экран выводится уведомление с указанием номера аттестации.
Для формирования списка запланированных аттестаций необходимо открыть пункт меню Аттестация и модели компетенции / Планирование и проведение аттестаций. В появившейся табличной форме будет представлен список сформированных аттестаций (см. Рис.7.4).
Рис.7.4 Список запланированных аттестаций
Номер и наименование аттестации, профиль должности, а также плановая дата проведения аттестации и идентификатор (логин пользователя) сотрудника, сформировавшего список на проведение аттестации, заполняются автоматически.
Фактические даты начала и окончания аттестации заполняются после ввода результатов аттестации.
С помощью кнопки 
производится назначение аттестационной комиссии.
Кнопка 
выводит на экран список уже имеющихся аттестационных комиссий для заимствования этих данных.
Кнопка запускает расчет средневзвешенной оценки по итогам аттестации.
С помощью кнопки (клавиша F9) открывается экранная форма, в которой представлен список сотрудников, которые должны пройти выбранную в списке аттестацию (см. Рис.7.5).
Рис.7.5 Планирование и проведение аттестаций, экранная форма
В верхней части формы указаны наименование аттестации, профиль должности, для которой она запланирована и средневзвешенная оценка по ее итогам.
Кнопка запускает расчет средневзвешенной оценки по итогам аттестации.
При работе с таблицей необходимо обратить внимание на следующие поля:
− План на утверждение указывает на состояние аттестации: утверждена или не утверждена. Значение в этом поле можно изменить, выбрав другое из списка допустимых (клавиша F7 или пункт контекстного меню Справочник);
− Фактическая дата проведения аттестации проставляется по завершении проведения оценочных мероприятий. Выбирается из всплывающего календаря или вводится с клавиатуры в формате Дата. После проставления фактической даты все оценки переносятся в личную карточку на закладку Аттестации;
− Табельный номер, ФИО и номер отдела переносятся из кадровой картотеки;
− Общая оценка по аттестации проставляется лицом, имеющим на это полномочия (см. Доступ к планированию и проведению аттестаций). Значения оценок выбираются из справочника Решения по аттестации;
− Дата предыдущей аттестации переносится из личной карточки сотрудника;
− Дни просрочки рассчитываются автоматически, от даты последней аттестации в личной карточке с учетом периодичности проведения, заданной для данной аттестации;
− Средневзвешенная оценка (фактическая) рассчитывается автоматически по значения нормативных оценок по компетенциям;
− Отношение к нормативной оценке рассчитывается автоматически как отношение средневзвешенной фактической оценки к средневзвешенной нормативной;
− Веса выставленных оценок к общей сумме весов (в %%). Значение рассчитывается автоматически, как процентное отношение значений весов оцененных компетенций к общей сумме значений (по всем компетенциям) , указанных в поле Вес. Отличное от “100” значение в этом поле указывает на то, что не все мероприятия, определенные к оценке в процессе аттестации, были фактически оценены.
− Разряд по тарифной сетке может быть заполнен из справочника тарифных сеток.
В нижней части ЭФ находится табличная форма для ввода фактических оценок сотрудника по аттестации (см. Рис.7.5).
Форма предназначена для проставления фактических оценок по компетенциям при проведении аттестации.
В таблице на закладке Оценки по аттестации приведен перечень компетенций, по которым оцениваются знания, навыки и умения сотрудника, их «вес», шкала и нормативное значение оценки. Шкала оценки изначально определяется в справочнике компетенций, “вес” и нормативное значение оценки задаются в профиле должности.
Фактическая оценка по каждой компетенции заносится в одноименное поле и выбирается из списка возможных по указанной шкале оценки значений. Вызов списка производится нажатием клавиши F7 или вызовом пункта контекстного меню Справочник. Поле Фактическая оценка в баллах при этом заполняется автоматически, по данным, указанным в справочнике виды шкал оценки.
На закладке Резерв по ПД (профилю должности) можно из справочника Профиль должности выбрать ту должность, для замещения которой по результатам аттестации подходит сотрудник.
Еще раз обращаем Ваше внимание на то, что оценки может проставлять только пользователь, которому назначены соответствующие права в справочнике Доступ к планированию и проведению аттестаций.
Для формирования списка аттестаций необходимо открыть пункт меню Аттестация и модели компетенции / Перечень аттестаций, не имеющих профиля должности. Форма предназначена для ввода и хранения данных об аттестациях, не относящихся ни к одному профилю должности.
№ в перечне и наименование аттестации выбираются из справочника видов аттестаций.
Периодичность проведения аттестации (в месяцах) задается пользователем с клавиатуры.
Признак профессиональной аттестации (знак “+”) может быть введен с клавиатуры или выбран из раскрывающегося списка, который появляется при щелчке левой клавишей мыши по правому краю поля.
Средневзвешенная оценка рассчитывается автоматически по значениям нормативных оценок по компетенциям.
Нажав клавишу F9 (кнопку ), на экран можно вывести форму для ввода перечня компетенций, оцениваемых в ходе проведения аттестации. Компетенции выбираются из общего справочника компетенций.
В таблице представлен список сотрудников, прошедших аттестацию (см. Рис.7.6).
Рис.7.6 Таблица соответствия профилю должности
В каждой строке формы представлены: табельный номер, Ф.И.О. и должность сотрудника, проходившего аттестацию, информация о профиле должности, средневзвешенные нормативная и фактически полученная оценки по аттестации, отношение фактической оценки к нормативной, процентное отношение весов выставленных оценок к общей сумме весов.
В расчет средневзвешенной - и нормативной, и фактической, - оценок берутся только те компетенции, по которым есть обе эти оценки одновременно.
Средневзвешенная фактическая оценка по компетенциям рассчитывается по актуальным фактическим оценкам (берутся по всем аттестациям из личной карточки сотрудника) тех компетенции, которые есть на вкладке Компетенции в профиле должности. В случае, если компетенции в профиле должности есть, а нормативной оценки нет - фактические оценки по ней в расчет не берутся, хотя в расшифровке это показывается.
Средневзвешенная нормативная оценка рассчитывается по вкладке Компетенции профиля должности (оттуда берутся «веса» и нормативные оценки) - для тех компетенций, у которых есть фактическая оценка (берутся по всем аттестациям из личной карточки). Если нормативной оценки нет – компетенция в численные расчеты не берется (но в расшифровке показывается).
Процент соответствия считается как соотношение суммы «весов» оцененных компетенций, наличествующих в профиле должности (компетенций, которые есть в профиле должности, и у которых есть фактическая оценка в аттестациях в личной карточке), и суммы всех «весов» компетенций, которые есть в профиле должности на вкладке Компетенции.
Данные представлены для просмотра.
На панели инструментов располагается ряд функциональных кнопок:
вызывает на экран форму с оценками по компетенциям того сотрудника, чья фамилия выделена в списке - по профилю должности (см. Рис.7.7).
Рис.7.7 Оценки сотрудника по компетенциям
запускает построение стандартного отчета по оценкам по заданным критериям группировки данных:
По профилю должности и отделу;
По профилю должности;
По отделу.
запускает формирование стандартного отчета по оцененности персонала, по тем же критериям группировки данных, что и при формировании отчета по оценкам;
сохраняет данные в архиве соответствия профилю должности;
выводит на экран форму архива соответствия профилю должности для просмотра.
Для формирования списка сотрудников, прошедших аттестацию необходимо открыть пункт меню Аттестация и модели компетенции / Архив соответствия профилю должности. В этой табличной форме также представлена информация о проведенных аттестациях – тех, информация, о которых была отработана и отправлена в архив из формы. Соответствие профилю должности
В каждой строке формы представлены: табельный номер, Ф.И.О. и должность сотрудника, проходившего аттестацию, информация о профиле должности, средневзвешенные нормативная и фактически полученная оценки по аттестации, отношение фактической оценки к нормативной, процентное отношение весов выставленных оценок к общей сумме весов, дата записи в архив и номер версии записи в архиве.
Данные представлены только для просмотра.
В заключение хочется отметить, что подсистема «Управление персоналом» - одна из наиболее динамично изменяющихся частей КИС «КОМПАС». Это, в первую очередь, обусловлено активно меняющимся законодательством по учету труда и заработной платы. Кроме того, общепризнанно, что совершенствование методов материального стимулирования – хороший способ повышения производительности труда и качества продукции. В результате в подсистеме постоянно появляются новые функции расчета сдельной зарплаты: новые формы оформления и расчета нарядов на выполнение работ, новые методы автоматического начисления премий за перевыполнение плана.
Обо всех изменениях описанных здесь правил, появившихся в новых версиях подсистемы, Вы сможете узнать, вызывая статьи справочных систем модулей в процессе работы.
Компетенции – профессиональные знания, навыки, умения, личные качества и т.п., которыми должно обладать лицо, претендующее на замещение определенной должности.↩︎
