Обмен электронными документами
Общие сведения и правила работы
Общие сведения
Общая схема обмена электронными документами
Обмен электронными документами осуществляется через оператора электронного документооборота (ЭДО). Деятельность операторов регламентируется Приказом ФНС России от 23.10.2020 № ЕД-7-26/775@, а список официально зарегистрированных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте ФНС. Оператор гарантирует доставку документов контрагенту и формирует все подтверждающие документы.
В общем случае обмен электронными документами между контрагентами состоит из следующих этапов (на примере: ПродавецПокупатель).
со стороны Продавца
подготовка документа в учетной системе;
подписание документа ЭЦП с помощью специального криптографического программного обеспечения;
загрузка подписанного электронного документа в программу оператора электронного документооборота;
со стороны оператора ЭДО
фиксация даты выставления документа;
отправка электронного документа контрагенту оператором электронного документооборота;
фиксация даты получения документа; со стороны Покупателя;
загрузка пришедшего электронного документа в учетную систему пользователя;
отправка продавцу извещения о получении (через оператора ЭДО).
Работа с электронными документами в ERP-системе "КОМПАС"
В настоящий момент в ERP-системе "КОМПАС" осуществляется:
подготовка электронного документа для дальнейшей его обработки (подписи ЭЦП) и передачи оператору ЭДО. Электронный документ является файлом в формате XML установленной законодательством структуры (экспорт документов);
импорт документов из файлов формата XML, полученных от партнера через оператора ЭДО.
Работа с электронными документами осуществляется в модуле Бухгалтерия, Склад. Особенности экспорта и импорта универсальных передаточных документов (УПД, УКД) описаны в дополнении к текущему документу – Приложение_к_Инструкции_ЭДО.docx.
Настройка
Для корректной работы с электронными документами необходимо выполнить описанные ниже настройки.
Определить путь к директории, в которую автоматически будут выгружаться сформированные файлы в формате xml. Если вы не сделаете этого, вам придется указывать директорию при каждой выгрузке документа.
Введите информацию о партнере – операторе ЭДО в справочник Внешние партнеры. Помимо стандартных для партнеров настроек здесь должен быть указан его трехзначный идентификатор по реестру ФНС - поле Идентификатор (только для партнера-оператора) на вкладке Коды / Данные для ЭДО.
Для собственного предприятия и для партнеров, с которыми производится обмен электронными документами (которые упоминаются в выгружаемых документах), должны быть указаны следующие реквизиты в справочнике партнеров на вкладке Коды / Данные для ЭДО :
код используемого оператора ЭДО по справочнику партнеров - см. п.2 настроек;
идентификатор, присвоенный оператором ЭДО партнеру (номер в базе оператора).
Если у таких партнеров существуют головные организации, все то же самое должно быть проделано и для головных организаций.
Экспорт документов в файл XML
Предусмотрена возможность экспорта документов:
счета-фактуры;
корректировочного счета-фактуры;
ТОРГ-12;
акта приемки-сдачи работ (услуг).
Экспорт документов осуществляется в модуле Управление финансами (Бухгалтерский и налоговый учет) из реестра документов соответствующего типа (рассмотрим на примере счетов-фактур).
По умолчанию экспорт производится в каталог, указанный для выгрузки документов в Конфигурации. Если в Конфигурации каталог не задан, вам будет предложено выбрать место на диске для сохранения выгруженного файла.
По окончании выгрузки автоматически добавляется запись в Журнал импорта / экспорта электронных документов.
В реестре документов в соответствующих колонках автоматически ставится отметка о проведенной операции (включая код записи в Журнале импорта / экспорта).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: По мере появления новых приказов ФНС, регламентирующих новые актуальные форматы электронных документов, в меню выбора текущего формата вносятся соответствующие изменения. Например, по состоянию на октябрь 2021 года актуальным является формат в соответствии с Приказом ФНС от 19 декабря 2018 г. N ММВ-7-15/820@
Если экспорт документа производится повторно, то выдается сообщение
Дальнейшее поведение системы определяется выбором ответа оператора.
Массовая выгрузка документов
Выгрузить одновременно несколько документов можно следующим образом:
По результатам выгрузки на экран будет выведен протокол.
Экспорт накладных на отгрузку в формате XML
Экспорт накладных на отгрузку осуществляется также и из модуля Управление закупками, запасами, продажами (см. реестр Накладные на отгрузку). Для экспорта нужно на закладке Дополнительно нажать соответственно кнопку Выгрузка XML. Далее действия оператора, проверки аналогичны описанным выше.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Для выполнения импорта Накладных на отгрузку нужно также использовать кнопку на закладке Дополнительно.
Импорт документов из файлов XML
Предусмотрена возможность импорта документов из файлов XML:
счет-фактура на получение,
корректировочный счет-фактура на получение,
счет-фактура на аванс выданный,
накладная на приход,
акт приемки-сдачи работ (услуг).
Импорт документов осуществляется в модуле Управление финансами (Бухгалтерский и налоговый учет) из реестра документов соответствующего типа (рассмотрим на примере счетов-фактур).
Импорт может быть осуществлен как для одного файла, содержащего данные документа, так и массово:
Выберите одну из возможностей:
Уточнение: При массовом импорте файлов XML выбранный каталог запоминается и в следующий раз предлагается по умолчанию.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
При импорте счетов-фактур есть особенности:
при невозможности определения партнера по всем возможным методам (по идентификаторам отправителя/получателя, по ИНН, по наименованию) будет создан новый партнер и использован его код. Это касается всех имеющихся в документе партнеров (продавца, покупателя, грузоотправителя, грузополучателя). Информация о вновь созданном партнере будет включена в протокол выгрузки;
также алгоритм выгрузки будет создавать новый госконтракт в соответствующем справочнике, если в документе упомянут госконтракт, идентификатор которого отсутствует в справочнике. Информация о вновь созданном госконтракте также будет включена в протокол выгрузки.
Импорт накладных на приход в формате XML
Импорт накладных на приход осуществляется также и из модуля Управление закупками, запасами, продажами (см. реестр Накладные на получение). Для импорта нужно в шапке документа нажать соответственно кнопку Загрузка XML. Далее действия оператора, проверки аналогичны описанным выше.
Заключение
Напоминаем, что на все ваши вопросы, оставшиеся после прочтения данного документа, вам ответит «Горячая линия».